O livro “A Arte de Fazer Acontecer” (Getting Things Done) de David Allen tem sido uma fonte de inspiração e conhecimento para pessoas em todo o mundo que buscam melhorar sua vida profissional e pessoal. Sua metodologia inovadora, baseada na organização e na produtividade, ajudou milhares de profissionais a alcançarem resultados mais efetivos em suas carreiras.
A leitura deste livro é essencial para aqueles que desejam mudar sua carreira profissional, pois apresenta dicas e técnicas valiosas para melhorar a produtividade, a organização e a tomada de decisões no dia a dia. Através da aplicação dos conceitos apresentados por David Allen, profissionais de todas as áreas podem alcançar o crescimento e o sucesso desejado em suas carreiras.
Neste artigo, abordaremos o contexto em que “A Arte de Fazer Acontecer” foi escrito, os objetivos que o autor pretende alcançar e os principais ensinamentos que podem ser aplicados na vida das pessoas que querem mudar sua carreira profissional. Ao longo do texto, você encontrará dicas, exemplos práticos e citações que irão enriquecer sua compreensão do livro e te ajudar a aplicar seus conceitos em sua própria vida.
Contexto em que o livro foi escrito e objetivos do autor
David Allen, um consultor e treinador de produtividade com mais de 30 anos de experiência, escreveu “A Arte de Fazer Acontecer” com base em suas observações e vivências no mundo corporativo. O livro foi publicado pela primeira vez em 2001 e, desde então, tem sido atualizado e expandido para atender às demandas do mundo moderno.
O autor buscou desenvolver uma metodologia que ajudasse as pessoas a lidarem com o excesso de informações e demandas enfrentadas diariamente no trabalho e na vida pessoal. Seu principal objetivo era proporcionar uma abordagem simples e eficaz para aumentar a produtividade, reduzir o estresse e melhorar a qualidade de vida dos leitores.
Ao longo do livro, David Allen apresenta a metodologia “Getting Things Done” (GTD), que consiste em cinco etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. Essas etapas ajudam os profissionais a gerenciarem suas tarefas e responsabilidades de maneira mais eficiente e a tomarem decisões mais assertivas. O autor espera que, ao aplicar os conceitos e técnicas apresentados no livro, os leitores possam alcançar uma maior satisfação e sucesso em suas carreiras profissionais.
10 dicas dos principais conceitos, ideias e teorias abordadas no livro
1. Capture tudo o que chama sua atenção
Um dos princípios fundamentais do método GTD é capturar todas as informações, tarefas e ideias que surgem em sua mente ou chegam até você. Isso inclui e-mails, telefonemas, reuniões, conversas informais e pensamentos aleatórios. A ideia é anotar tudo em um lugar confiável, como um aplicativo de anotações ou um caderno, para que você possa processá-los posteriormente.
Exemplo prático:
Se você está em uma reunião e alguém menciona um projeto que você precisa acompanhar, anote essa informação imediatamente em seu sistema de captura. Isso ajudará a garantir que você não esqueça a tarefa e possa processá-la em um momento adequado.
Citação:
“A mente é para ter ideias, não para armazená-las.” – David Allen
2. Esclareça e processe as informações capturadas
Depois de capturar todas as informações, o próximo passo é esclarecê-las e processá-las. Isso significa revisar cada item em seu sistema de captura e decidir o que fazer com ele. Você pode executar a tarefa, delegá-la, adiá-la ou descartá-la.
Para cada item, pergunte-se: “Isso é acionável?” Se a resposta for sim, defina a próxima ação a ser tomada e, se necessário, insira-a em seu sistema de organização. Se a resposta for não, considere se o item deve ser arquivado para referência futura, descartado ou mantido em uma lista de “algum dia/talvez” para revisão posterior.
Exemplo prático:
Digamos que você tenha capturado um e-mail solicitando que você envie um relatório até sexta-feira. Ao processar essa informação, você deve decidir se é acionável e, em caso afirmativo, definir a próxima ação a ser tomada (por exemplo, começar a trabalhar no relatório ou delegar a tarefa a um colega).
Citação:
“Você só pode se sentir bem com o que não está fazendo quando sabe o que não está fazendo.” – David Allen
3. Organize suas ações em listas e categorias
Uma vez que você tenha esclarecido suas informações e definido as próximas ações, é essencial organizá-las de forma eficiente. David Allen sugere criar listas de tarefas e categorizá-las de acordo com contextos, como “no escritório”, “em casa” ou “no computador”. Isso facilita a execução das tarefas, pois você pode se concentrar nas ações relevantes para o contexto em que se encontra.
Além disso, considere criar listas de projetos para acompanhar objetivos maiores que requerem várias ações para serem concluídos. Isso ajudará a manter o foco e garantir que você esteja progredindo em seus projetos.
Exemplo prático:
Em seu sistema de organização, você pode criar listas de tarefas com base nos contextos, como “Ligações a fazer”, “E-mails a responder” e “Compras a fazer”. Quando estiver no telefone, por exemplo, você pode se concentrar na lista de ligações e completar as tarefas relacionadas.
Citação:
“Se você não prestar atenção no que tem sua atenção, não dará a devida atenção às coisas que mais precisam de atenção.” – David Allen
4. Revise regularmente suas listas e projetos
A revisão regular é uma parte fundamental do método GTD. David Allen recomenda revisar suas listas de tarefas e projetos semanalmente para garantir que você esteja ciente de todas as suas responsabilidades e prioridades. Essa prática, chamada de “revisão semanal”, ajuda a manter seu sistema atualizado e alinhado com seus objetivos e prioridades.
Durante a revisão semanal, certifique-se de analisar todas as suas listas e projetos, limpar sua caixa de entrada, atualizar suas próximas ações e refletir sobre suas metas e objetivos de longo prazo. Isso permitirá que você tome decisões mais informadas e mantenha o foco no que é realmente importante.
Exemplo prático:
Reserve um tempo, preferencialmente na sexta-feira ou no início da semana, para realizar sua revisão semanal. Rafaelalise suas listas de tarefas, identifique as ações concluídas e adicione novas ações conforme necessário. Verifique também o progresso de seus projetos e ajuste-os conforme necessário.
Citação de autor:
“Você pode fazer qualquer coisa, mas não pode fazer tudo.” – David Allen
5. Estabeleça metas claras e mensuráveis
Para garantir que suas ações estejam alinhadas com seus objetivos e prioridades, é importante definir metas claras e mensuráveis. David Allen sugere dividir seus objetivos em diferentes horizontes, desde ações imediatas até metas de longo prazo. Isso ajudará você a manter o foco em seus objetivos maiores enquanto trabalha em tarefas diárias.
Além disso, certifique-se de que suas metas sejam específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e limitadas no tempo (SMART). Isso facilitará o acompanhamento de seu progresso e a realização de ajustes conforme necessário.
Exemplo prático:
Em vez de definir uma meta genérica como “melhorar minha carreira”, estabeleça metas SMART, como “obter uma promoção para gerente de projetos em 12 meses” ou “aumentar meu salário em 20% nos próximos dois anos”.
Citação de autor:
“A verdadeira questão não é sobre o que você faz com o tempo, mas o que você faz com sua mente.” – David Allen
6. Aprenda a delegar e a confiar em sua equipe
A capacidade de delegar efetivamente é uma habilidade essencial para alcançar o sucesso na vida profissional. David Allen enfatiza a importância de confiar em sua equipe e permitir que eles assumam responsabilidades, em vez de tentar fazer tudo sozinho. Ao delegar tarefas, você pode se concentrar em suas prioridades e nas atividades que agregam maior valor.
Ao delegar, certifique-se de comunicar claramente suas expectativas e prazos e oferecer apoio conforme necessário. Além disso, faça um acompanhamento regular para garantir que as tarefas estejam progredindo conforme o planejado.
Exemplo prático:
Se você é responsável por um projeto, delegue tarefas específicas aos membros de sua equipe com base em suas habilidades e competências. Estabeleça metas claras e prazos e acompanhe o progresso regularmente.
Citação de autor:
“Delegar é tudo sobre descrever o resultado desejado, atribuir a responsabilidade a uma pessoa específica e deixar o método de realização nas mãos dessa pessoa.” – David Allen
7. Mantenha um equilíbrio entre vida pessoal e profissional
David Allen destaca a importância de equilibrar as demandas de sua vida pessoal e profissional para garantir o bem-estar geral. O método GTD não se aplica apenas ao ambiente de trabalho, mas também pode ser usado para gerenciar tarefas e responsabilidades pessoais. Ao manter esse equilíbrio, você pode melhorar sua produtividade e reduzir o estresse em todas as áreas de sua vida.
Aplique os princípios do GTD em sua vida pessoal, como capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar, para gerenciar suas responsabilidades fora do trabalho. Isso ajudará a garantir que você esteja cuidando de todos os aspectos de sua vida e evitando o esgotamento.
Exemplo prático:
Utilize seu sistema de captura para registrar tarefas pessoais, como compromissos médicos, eventos sociais e atividades familiares. Organize essas informações junto com suas responsabilidades profissionais para garantir que nada seja esquecido e você mantenha um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal.
Citação de autor:
“Seu nível de sucesso raramente excede seu nível de desenvolvimento pessoal, porque o sucesso é algo que você atrai pela pessoa que se torna.” – Jim Rohn
8. Esteja aberto a mudanças e adaptações
O mundo profissional está em constante mudança, e é importante estar aberto a adaptações e ajustes em sua abordagem de trabalho. O método GTD é flexível e pode ser adaptado às suas necessidades específicas e ao seu estilo de trabalho. Esteja disposto a experimentar e ajustar sua abordagem conforme necessário para encontrar o sistema que funciona melhor para você.
Além disso, esteja atento às mudanças em seu ambiente de trabalho, indústria e carreira, e esteja preparado para adaptar-se a novas tecnologias, métodos e oportunidades. Essa mentalidade flexível permitirá que você continue crescendo e avançando em sua carreira profissional.
Exemplo prático:
Se você perceber que uma parte do método GTD não está funcionando bem para você, não tenha medo de experimentar uma abordagem diferente. Por exemplo, se a revisão semanal parece muito longa, tente realizar revisões mais curtas e frequentes para manter seu sistema atualizado.
Citação:
“Adaptação é a capacidade de mudar ou ser mudado para se adequar a novas circunstâncias.” – Tim Harford
9. Use a regra dos dois minutos
A regra dos dois minutos é um conceito-chave no método GTD que pode aumentar significativamente sua produtividade. A ideia é simples: se você identificar uma tarefa que pode ser concluída em dois minutos ou menos, faça-a imediatamente. Isso ajuda a eliminar a procrastinação e a reduzir a quantidade de tarefas acumuladas em suas listas.
Ao aplicar a regra dos dois minutos, você também pode liberar tempo e energia mental para se concentrar em tarefas mais importantes e de longo prazo que exigem mais atenção.
Exemplo prático:
Se você está verificando sua caixa de entrada de e-mail e encontra uma mensagem que requer uma resposta rápida, aplique a regra dos dois minutos e responda imediatamente em vez de adicionar a tarefa à sua lista de coisas a fazer.
Citação de autor:
“Se uma ação leva menos de dois minutos, deve ser feita no momento em que é definida.” – David Allen
10. Pratique a autodisciplina e a consistência
Para que o método GTD funcione efetivamente, é fundamental praticar a autodisciplina e a consistência em sua abordagem. Isso significa aderir às práticas de captura, esclarecimento, organização, revisão e engajamento regularmente, mesmo quando você está ocupado ou se sentindo sobrecarregado.
Ao manter a consistência em sua abordagem, você pode garantir que seu sistema permaneça atualizado e que você esteja progredindo em direção aos seus objetivos. A autodisciplina também ajudará a desenvolver hábitos de trabalho saudáveis e sustentáveis, o que pode levar a um maior sucesso em sua carreira profissional.
Exemplo prático:
Estabeleça horários regulares para realizar suas atividades do GTD, como revisar sua caixa de entrada diariamente e fazer uma revisão semanal. Seja disciplinado ao manter esses compromissos, mesmo quando estiver ocupado, para garantir que seu sistema funcione efetivamente.
Citação:
“A autodisciplina começa com a maestria de seus pensamentos. Se você não controla o que pensa, não pode controlar o que faz.” – Napoleon Hill
Lição-chave e pontos de ação específicos
A lição-chave que podemos tirar do livro “A Arte de Fazer Acontecer” é a importância de um sistema de gerenciamento de tempo e tarefas eficiente e adaptável para impulsionar a produtividade e o sucesso na vida profissional. Ao aplicar os princípios do método GTD, você pode manter-se organizado, focado e alinhado com seus objetivos e prioridades, o que pode levar a um maior crescimento e realização em sua carreira.
Aqui estão alguns pontos de ação específicos que você pode aplicar em sua vida profissional:
- Implemente um sistema de captura para registrar todas as suas informações, ideias e tarefas, garantindo que nada seja esquecido.
- Esclareça e defina as próximas ações para cada item em seu sistema de captura, facilitando a tomada de decisões e a execução das tarefas.
- Organize suas ações em listas e categorias, agrupando-as por contexto e projetos para melhorar a eficiência na realização das tarefas.
- Revise regularmente suas listas e projetos, realizando uma revisão semanal para manter seu sistema atualizado e alinhado com seus objetivos.
- Estabeleça metas claras e mensuráveis, utilizando o conceito SMART para garantir que você esteja focado em seus objetivos de longo prazo.
- Aprenda a delegar e confiar em sua equipe, permitindo que eles assumam responsabilidades e ajudem a aliviar sua carga de trabalho.
- Mantenha um equilíbrio entre vida pessoal e profissional, aplicando os princípios do GTD em todas as áreas de sua vida.
- Esteja aberto a mudanças e adaptações, ajustando seu sistema e abordagem conforme necessário para encontrar a melhor solução para suas necessidades.
- Aplique a regra dos dois minutos para eliminar a procrastinação e aumentar a eficiência na realização de tarefas rápidas.
- Pratique a autodisciplina e a consistência, mantendo-se comprometido com o método GTD, mesmo quando estiver ocupado ou sobrecarregado.
Ao implementar essas ações em sua vida profissional, você estará no caminho certo para dominar a arte de fazer acontecer e impulsionar sua carreira ao sucesso.
O que você precisa saber sobre “A Arte de Fazer Acontecer”
“A Arte de Fazer Acontecer”, escrito por David Allen, é um livro essencial para profissionais que buscam crescer em sua carreira e melhorar sua produtividade. Ao aplicar os princípios e técnicas do método GTD, você pode organizar e gerenciar suas tarefas e responsabilidades de maneira eficiente, permitindo que você se concentre em suas prioridades e alcance seus objetivos profissionais.
Neste artigo, exploramos o contexto em que o livro foi escrito, discutimos dez dicas práticas com exemplos e citações de autores relevantes e compartilhamos uma lição-chave e pontos de ação específicos. Ao aplicar essas lições em sua vida profissional, você estará melhor preparado para enfrentar os desafios do mundo do trabalho e alcançar o sucesso em sua carreira.
Se você é um profissional que deseja impulsionar sua carreira e aumentar sua produtividade, não pode deixar de ler “A Arte de Fazer Acontecer” de David Allen. Compre e leia este livro hoje mesmo para começar a dominar a arte de fazer acontecer e dar um salto significativo em sua carreira profissional.
Tirando dúvidas sobre “A Arte de Fazer Acontecer”
1. O que é o método GTD?
O método GTD (Getting Things Done) é um sistema de gerenciamento de tempo e tarefas desenvolvido por David Allen, que ajuda os indivíduos a organizar, planejar e executar suas atividades de maneira eficiente e sem estresse. O GTD envolve cinco etapas principais: captura, esclarecimento, organização, reflexão e engajamento.
2. Quem deve ler “A Arte de Fazer Acontecer”?
“A Arte de Fazer Acontecer” é destinado a profissionais que desejam aumentar sua produtividade, gerenciar melhor seu tempo e crescer em suas carreiras. O livro é particularmente útil para aqueles que se sentem sobrecarregados com a quantidade de tarefas e responsabilidades que enfrentam diariamente e estão buscando uma abordagem sistemática e eficiente para lidar com isso.
3. O método GTD funciona para todos?
O método GTD é altamente adaptável e pode ser personalizado de acordo com as necessidades e preferências individuais. Embora possa funcionar para a maioria das pessoas, é importante experimentar e ajustar o sistema conforme necessário para encontrar a melhor solução para suas necessidades específicas.
4. Como posso aplicar a regra dos dois minutos?
Para aplicar a regra dos dois minutos, avalie suas tarefas e, se identificar uma que possa ser concluída em dois minutos ou menos, execute-a imediatamente. Isso ajuda a eliminar a procrastinação e a reduzir a quantidade de tarefas acumuladas em suas listas.
5. Como posso equilibrar minha vida pessoal e profissional usando o método GTD?
Aplique os princípios do GTD em sua vida pessoal, como capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar, para gerenciar suas responsabilidades fora do trabalho. Isso ajudará a garantir que você esteja cuidando de todos os aspectos de sua vida e evitando o esgotamento.
Embora não haja um estudo de caso específico apresentado no livro “A Arte de Fazer Acontecer”, podemos analisar um exemplo hipotético de como o método GTD pode ser aplicado por um profissional em sua carreira.
Estudo de caso: Maria, uma gerente de projetos
Maria é uma gerente de projetos ocupada, responsável por coordenar várias equipes e garantir que os projetos sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento. Ela constantemente se sente sobrecarregada com a quantidade de tarefas e responsabilidades em seu prato. Ao ouvir falar do livro “A Arte de Fazer Acontecer” e do método GTD, Maria decide aplicar os princípios em sua vida profissional.
Captura:
Maria começa a usar um aplicativo de gerenciamento de tarefas para capturar todas as suas informações, ideias e ações relacionadas ao trabalho. Isso inclui compromissos, prazos, reuniões e tarefas delegadas a sua equipe.
Esclarecimento: Maria revisa todas as suas tarefas capturadas e define as próximas ações específicas para cada item. Por exemplo, se uma tarefa é “revisar o orçamento do projeto X”, a próxima ação pode ser “agendar uma reunião com o responsável financeiro para discutir o orçamento”.
Organização:
Maria organiza suas ações em listas e categorias, como “próximas ações”, “aguardando resposta”, “projetos” e “algum dia/talvez”. Ela também agrupa tarefas por contexto, como “escritório”, “casa” e “computador”.
Revisão:
Maria implementa uma revisão semanal, durante a qual ela avalia o progresso de seus projetos, atualiza suas listas e prioriza suas tarefas para a próxima semana. Isso a ajuda a manter o foco em seus objetivos e a evitar que as coisas caiam no esquecimento.
Engajamento:
Maria começa a executar suas tarefas com base nas prioridades e no contexto definidos em suas listas. Isso a ajuda a tomar decisões mais informadas sobre como usar seu tempo e energia.
Com o tempo, Maria percebe uma melhora significativa em sua produtividade e na maneira como gerencia seus projetos e equipe. Ela se sente menos estressada e mais no controle de seu trabalho, permitindo que ela se concentre em suas prioridades e alcance seus objetivos profissionais. Além disso, Maria também aplica o método GTD em sua vida pessoal, o que a ajuda a encontrar um equilíbrio saudável entre o trabalho e a vida pessoal.
