O que faz o Arquivista de documentos?
O arquivista de documentos é um profissional responsável por organizar, classificar e preservar documentos físicos e digitais em empresas, instituições públicas e privadas. Sua função é garantir que os documentos sejam armazenados de forma adequada, facilitando o acesso e a recuperação das informações quando necessário.
Importância do Arquivista de documentos
O trabalho do arquivista de documentos é fundamental para o bom funcionamento de uma organização. Ele é responsável por garantir a integridade e a segurança dos documentos, evitando perdas, extravios e danos. Além disso, o arquivista também contribui para a eficiência e a agilidade dos processos internos, uma vez que facilita o acesso às informações e auxilia na tomada de decisões.
Principais atividades do Arquivista de documentos
O arquivista de documentos realiza uma série de atividades para garantir a organização e a preservação dos documentos. Entre as principais estão:
1. Classificação e catalogação
O arquivista é responsável por classificar os documentos de acordo com critérios pré-estabelecidos, como assunto, data, tipo de documento, entre outros. Além disso, ele também realiza a catalogação dos documentos, ou seja, registra informações relevantes sobre cada um deles, como título, autor, data de criação, entre outros.
2. Organização física e digital
O arquivista de documentos também é responsável por organizar os documentos de forma física e digital. No caso dos documentos físicos, ele define a melhor forma de armazenamento, como pastas, caixas ou estantes, levando em consideração o tipo de documento e a frequência de acesso. Já no caso dos documentos digitais, ele utiliza sistemas de gestão eletrônica de documentos para organizar e armazenar as informações de forma segura e acessível.
3. Preservação e conservação
A preservação e a conservação dos documentos são atividades essenciais para garantir a sua longevidade e legibilidade ao longo do tempo. O arquivista de documentos utiliza técnicas e materiais adequados para proteger os documentos de agentes externos, como umidade, luz, calor e insetos. Além disso, ele também realiza ações de conservação, como a restauração de documentos danificados.
4. Controle de acesso e segurança
O arquivista de documentos é responsável por controlar o acesso aos documentos, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam consultá-los. Para isso, ele estabelece políticas e procedimentos de segurança, como o uso de senhas e a restrição de acesso a determinados documentos. Além disso, ele também realiza backups e implementa medidas de segurança para proteger os documentos contra perdas e roubos.
5. Digitalização e indexação
Com o avanço da tecnologia, muitas organizações têm optado por digitalizar seus documentos físicos, visando facilitar o acesso e a recuperação das informações. O arquivista de documentos é responsável por realizar esse processo de digitalização, convertendo os documentos físicos em arquivos digitais. Além disso, ele também realiza a indexação dos documentos, ou seja, atribui palavras-chave e metadados para facilitar a busca e a recuperação das informações.
6. Descarte e destruição
Em alguns casos, os documentos podem se tornar obsoletos ou não ter mais valor para a organização. Nesses casos, o arquivista de documentos é responsável por definir a melhor forma de descarte e destruição dos documentos, levando em consideração questões legais e ambientais. Ele deve garantir que o descarte seja feito de forma segura e que não comprometa a privacidade e a confidencialidade das informações contidas nos documentos.
Formação e habilidades do Arquivista de documentos
Para se tornar um arquivista de documentos, é necessário ter formação em Arquivologia ou áreas relacionadas, como Biblioteconomia e Ciência da Informação. Além disso, é importante ter conhecimentos em gestão de documentos, preservação e conservação, tecnologias de informação e comunicação, entre outros.
Algumas habilidades essenciais para um arquivista de documentos são:
– Organização e atenção aos detalhes;
– Capacidade de análise e interpretação de informações;
– Conhecimento em legislação arquivística;
– Habilidade de trabalho em equipe;
– Conhecimento em tecnologias de gestão eletrônica de documentos;
– Boa comunicação oral e escrita;
– Capacidade de adaptação a novas tecnologias e processos.
Conclusão
O arquivista de documentos desempenha um papel fundamental na organização e preservação das informações em uma organização. Suas atividades vão desde a classificação e catalogação dos documentos até a preservação e conservação dos mesmos. Além disso, ele também é responsável por garantir o acesso seguro e controlado às informações, seja de forma física ou digital. Portanto, contar com um arquivista de documentos qualificado é essencial para garantir a eficiência e a segurança dos processos internos de uma organização.
