3 dicas para garantir a segurança em viagens de negócios

No vasto mundo das empresas globais, é fundamental ter a capacidade de alocar os melhores talentos para onde forem mais necessários. Muitos colaboradores também consideram as oportunidades de trabalho internacional como cruciais para o desenvolvimento de suas carreiras.

Apoiar e incentivar todos os grupos demográficos da equipe a aproveitar essas oportunidades aumenta a satisfação no trabalho e o engajamento dos talentos. Funcionários que não se sentem apoiados dessa forma podem buscar oportunidades em outros lugares.

No entanto, diferentes grupos demográficos de colaboradores, incluindo mulheres, membros da comunidade LGBTQ+ e pessoas com deficiência, podem enfrentar desafios adicionais ao trabalhar em contextos globais.

Neste artigo, destacamos alguns desses desafios e oferecemos um guia passo a passo para proteger e apoiar diversos grupos que viajam a negócios, enquanto enfatizamos a importância da igualdade, diversidade e inclusão (EDI) para todos os funcionários em viagens de negócios.

1. Primeiros passos

Para abraçar o conceito de EDI (Igualdade, Diversidade e Inclusão), é essencial compreender o seu significado e a importância que tem em nossos locais de trabalho.

Embora haja uma riqueza de literatura cobrindo esse assunto, vamos decompô-lo de forma sucinta:

• Igualdade no local de trabalho significa proporcionar oportunidades iguais e garantir justiça para todos os funcionários e candidatos a emprego.
• A diversidade abrange o amplo espectro de indivíduos em um local de trabalho e envolve não apenas reconhecer, mas também apreciar e valorizar essas diferenças.
• A inclusão implica promover uma força de trabalho inclusiva onde cada indivíduo se sinta valorizado e bem-vindo em seu ambiente profissional.

O EDI é essencial quando se trata de viagens de negócios porque queremos garantir que todos os funcionários sejam tratados de forma justa e tenham as mesmas oportunidades que todos os outros. No entanto, isso acarreta a responsabilidade de oferecer suporte e manter a equipe segura durante as atribuições.

Infelizmente, ainda existem mais riscos associados a determinados grupos demográficos do que a outros quando se trata de viagens.

Considerando essas complexidades, é vital ter uma política de viagens empresarial acessível, que contenha tanto as informações de segurança essenciais para diversos grupos de viagem, como que cumpra os requisitos do EDI.

A documentação ISO 31030 é essencial aqui, pois fornece uma estrutura para as organizações desenvolverem, implementarem e melhorarem continuamente seus processos de gestão de riscos de viagens. De acordo com suas diretrizes de gestão de riscos em viagens, os empregadores devem preparar os viajantes para viajar através de formação prática e educação.

“(…) É preciso dar atenção ao perfil do viajante em relação aos destinos porque fatores como raça, competências, nacionalidade, identidade cultural, gênero, orientação sexual, religião, idade, ocupação, posição, deficiência ou histórico médico podem todos afetar os riscos associados à viagem (…)”

Em suma, sua empresa tem o dever de comunicar eficazmente a todos os funcionários as responsabilidades necessárias, que os ajudem a cumprir as leis e regulamentos internacionais relevantes.

2. Inteligência cultural e negócios

Muitas empresas falam em ser empresas globais que são relevantes localmente. É claro que viajamos a negócios para construir melhores relacionamentos e obter acesso a outros mercados; isto significa que, para alavancar a escala internacional, devemos utilizar a inteligência cultural para que as nossas estratégias sejam localmente relevantes em cada mercado individual.

Para garantir o sucesso dos negócios e a segurança dos diferentes grupos demográficos dos funcionários, devemos adaptar a nossa abordagem de gestão de riscos de viagens às necessidades específicas da nossa empresa. Isto significa traçar o perfil do viajante antes de ele partir para uma missão internacional no local de trabalho e no destino e verificar se a área é de risco médio-alto para esse indivíduo.

Os empregadores globais devem recolher informações sobre potenciais fatores legais para todos os locais de atribuição. As melhores organizações acompanham os desenvolvimentos jurídicos e mantêm as informações atualizadas.

Por exemplo, em mais da metade do mundo, as pessoas LGBTQ+ podem não estar protegidas da discriminação pela legislação laboral. Muito poucas jurisdições reconhecem legalmente a identidade de gênero das pessoas trans, e os atos sexuais entre pessoas do mesmo sexo são criminalizados em mais de 70 países. Apenas uma pequena minoria de estados reconhece as parcerias entre pessoas do mesmo sexo.

Até mesmo trajes inadequados no local de trabalho podem ofender significativamente outras culturas. Por exemplo, na Índia e na China, espera-se que as mulheres usem saias na altura dos joelhos e evitem decotes baixos. Na França, é proibido o uso de niqabs e burcas, e no Sudão, as mulheres não podem usar calças.

Depois de terem sido feitas importantes distinções culturais e legais, as empresas devem confirmar que os funcionários compreendem as nuances do que se espera deles.

Trabalhar com uma empresa de gestão de viagens aqui é ideal, pois ela coleta e se mantém atualizada com informações legais e não legais do país e pode ajudar sua empresa a desenvolver planos de gestão de risco antes da viagem dos funcionários.

Eles também podem fornecer treinamento aos funcionários, que informa empregadores e funcionários sobre locais específicos. Descreve a situação jurídica, sociocultural e de local de trabalho para diferentes grupos no país especificado.

Por exemplo, empresas como Viagem Inaugural oferecem workshops de treinamento presenciais para apoiar diversos grupos de viagens de negócios, incluindo mulheres, viajantes com deficiência e viajantes de negócios LGBTQ+ em outras empresas.

Fornecer treinamento como esse significa que todas as empresas terão suporte adequado e informações precisas sobre os destinos das tarefas para seus funcionários antes da viagem.

Acreditamos que é essencial construir um espírito de comunidade entre as empresas de gestão de viagens para que todos os indivíduos se mantenham seguros quando viajam. Quanto mais fizermos isto, menor será a probabilidade de ocorrerem incidentes no estrangeiro, e consideramos isso o mais importante.

3. Segurança na chegada

Após a chegada dos funcionários aos seus destinos, é essencial focar na segurança do ambiente ao redor.

Certifique-se de que a sua política de viagens deixa claro o que se espera dos funcionários para aumentar a sua segurança no exterior. Por exemplo, é importante ressaltar a expectativa de que, em situações de maior risco, os funcionários devem optar por usar táxis à noite em vez de caminhar sozinhos no escuro.

Um dos principais benefícios de utilizar uma empresa de gestão de viagens para apoiar o seu negócio é a assistência emergencial 24 horas por dia, 7 dias por semana, que ela oferece aos funcionários, caso enfrentem dificuldades na chegada ao local.

Conselhos de segurança são igualmente necessários quando os funcionários trabalham no exterior, seja fora das instalações de trabalho ou estendendo suas viagens para fins pessoais (“bleisure”).

Por exemplo, os funcionários podem ser incentivados a usar apenas táxis licenciados e a fazer cópias dos seus passaportes, bem como dos lados frontal e traseiro dos seus cartões de crédito, débito e pré-pagos, além de outros documentos de viagem. Manter cópias na bagagem e uma cópia consigo, na jaqueta, possibilita que, em caso de roubo de documentos originais, eles tenham cópias disponíveis para a embaixada local.

Relatos de problemas de segurança em hotéis têm sido frequentes este ano, incluindo casos como o da ex-concorrente do X Factor, Lucy Spraggan, que revelou ter sido vítima de um incidente enquanto competia no show de talentos da ITV em 2012.

Hoje, mais do que nunca, os hotéis precisam ser verificados para garantir que atendam aos requisitos de segurança de todos os funcionários. Por exemplo, hotéis que priorizam a segurança dos hóspedes entendem que, ao fazer o check-in, os detalhes do quarto devem ser fornecidos discretamente, e a recepção do hotel não deve anunciar em voz alta o número do quarto para evitar exposição.

Os funcionários devem ser informados de que, caso isso ocorra, têm o direito de solicitar um quarto diferente no hotel.

Sempre que possível, mulheres que viajam sozinhas ou se encontram em situações de vulnerabilidade não devem ser acomodadas em quartos no piso térreo ou no final de corredores. Recursos de segurança adicionais a serem considerados incluem fechaduras duplas, sistemas de entrada nas portas dos hotéis que permitem a entrada somente de hóspedes, e estacionamento disponível no local.

Proteger os funcionários durante viagens internacionais é um compromisso fundamental para qualquer organização responsável. Os potenciais riscos e desafios associados a viagens ao exterior são variados. É vital implementar uma política sólida de segurança em viagens, fornecer treinamento abrangente e manter canais de comunicação claros.

Oferecer orientações de segurança suplementares para atividades “fora do expediente” demonstra a genuína preocupação com a saúde e o bem-estar dos funcionários, indo além dos interesses financeiros da empresa. Isso não apenas cumpre obrigações morais e legais, mas também contribui para uma força de trabalho mais fiel, produtiva e engajada como um todo.

Por Laura Busby.